Reservar com antecedência ajuda a ter uma viagem a trabalho mais tranquila; entenda!
A antecedência pode ser um diferencial na organização das viagens corporativas! O prazo maior para definir o roteiro, a melhor acomodação e o transporte ideal é importante para os gestores e também para os viajantes, já que vai permitir melhores escolhas que trazem mais resultados.
De forma geral, dentre os principais motivos, podemos citar:
- Quais são as vantagens da antecedência?
- Melhor planejamento
- Mais economia
- Mais disponibilidade de opções
- Cumprimento de políticas e procedimentos
- Redução do estresse
A antecedência nas viagens corporativas
Quando se trata das viagens corporativas, a antecedência desempenha um papel fundamental para garantir uma experiência mais tranquila e até mesmo mais eficiente.
Segundo uma pesquisa realizada pela Expedia Media Solutions, geralmente uma pessoa começa a planejar uma viagem 45 dias antes!
Apesar de ser um número expressivo, alguns eventos corporativos são agendados e divulgados com até um ano de antecedência. Ou seja, esse tempo de planejamento poderia ser até maior em alguns casos.
É que planejar pode trazer uma série de benefícios, desde a maior disponibilidade de voos e hotéis até a capacidade de lidar com algum imprevisto de última hora.
Uma das principais razões pelas quais a antecedência é importante nas viagens corporativas é a disponibilidade de opções. Ao reservar com mais prazo, os viajantes têm acesso a uma variedade maior de horários de voos, conexões e assentos.
Quais são as vantagens da antecedência?
Com tudo isso em mente, as vantagens da antecedência são:
Melhor planejamento
- Escolher os horários de voos mais convenientes, selecionar os melhores assentos, agendar reuniões e compromissos com antecedência, e organizar sua agenda conforme a viagem e, portanto, uma experiência de viagem mais eficiente e produtiva.
Mais economia
- Embora a antecedência não seja garantia de preços mais baixos nas passagens aéreas, ela permite que o gestor de viagens tenha um maior controle sobre os gastos da empresa. É possível estabelecer um orçamento mais adequado e identificar as melhores oportunidades de economia.
- Além disso, a antecedência permite que o gestor tenha mais “munição” para negociar contratos mais vantajosos. Vale lembrar que a antecedência pode ser bastante útil para reservas em meses com muitos feriados e/ou alta temporada, garantindo melhores condições.
Mais disponibilidade de opções
- A antecedência proporciona acesso a uma ampla variedade de opções de voos, horários e acomodações. Isso significa que o viajante terá mais flexibilidade para escolher as melhores e vai evitar que a viagem seja cancelada pela falta de assentos em voos que estão lotados ou indisponibilidade de quartos em hotéis.
Cumprimento de políticas e procedimentos
- Muitas empresas possuem políticas e procedimentos específicos para as viagens corporativas, que podem incluir requisitos de antecedência para reservas. Geralmente, o prazo gira em torno de 15 dias, mas pode ser maior ou menor de acordo com cada política.
- Ao seguir as diretrizes, o viajante garante o cumprimento das políticas da empresa, evitando problema de conformidade e facilitando que os processos e fluxos de trabalho relacionados às viagens, garantindo uma gestão mais eficiente e padronizada.
Redução do estresse
- Viajar de última hora pode ser bastante estressante para o colaborador. Ao planejar com antecedência, o viajante tem mais tempo para se preparar, organizar documentos e resolver qualquer problema relacionado à viagem. E isso inclui até mesmo como vistos, renovar passaportes ou organizar a mala com calma.
De forma geral, a antecedência nas viagens corporativas pode trazer vantagens tanto os viajantes quanto os gestores de viagens, resultando em uma experiência mais eficiente, controle de custos e maior compliance com as políticas da empresa.
E na sua empresa, as viagens são reservadas com antecedência ou não? Compartilhe sua opinião com a gente.
Sempre a disposição,
André Marcel Machado – Gestor de Viagens Corporativas na Lá Vou Eu Viagens Corp.
