Viagens corporativas em 2026: como planejar o orçamento

As projeções para 2026 indicam expansão dos gastos com viagens de negócios no Brasil, mas não significam que cada passagem ou diária ficará 13,8% mais cara. Para gestores de viagens, compras e finanças, a resposta prática é preparar cenários, revisar regras e acompanhar as despesas com dados consistentes.

O que gestores precisam considerar nas projeções para 2026

• O Brasil deve registrar alta projetada de 13,8% nos gastos corporativos, de US$ 31,5 bilhões em 2025 para US$ 35,8 bilhões em 2026.
• A estimativa brasileira supera as projeções de 11,7% para a América Latina e de 7,2% para o mercado mundial.
• Os gastos globais com viagens de negócios devem alcançar US$ 1,71 trilhão em 2026.
• O crescimento do gasto agregado não informa, sozinho, se haverá mais viagens ou preços maiores para cada empresa.
• Políticas claras, planejamento, negociação e controle financeiro ajudam a converter a perspectiva de expansão em decisões mais previsíveis.

O que os números projetados dizem, e o que não dizem

O principal sinal do levantamento é que a atividade de viagens corporativas pode ganhar força em 2026. A 18ª edição do GBTA Business Travel Index, divulgada em parceria com a Visa, projeta que o Brasil terá a maior alta de gastos entre os 15 principais mercados analisados.

Os dados são projeções, não resultados confirmados. O valor brasileiro compara a previsão de US$ 35,8 bilhões em 2026 com os US$ 31,5 bilhões estimados para 2025. A reportagem sobre o índice da GBTA também destaca que a expansão prevista supera a de outros grandes mercados.

É importante separar o gasto total do preço unitário e do volume de viagens. O índice agrega despesas do mercado; portanto, não permite concluir que cada empresa gastará 13,8% a mais, que as tarifas subirão nessa proporção ou que o número de deslocamentos crescerá na mesma medida.

Quais fatores podem impulsionar os deslocamentos profissionais

O crescimento projetado está associado a uma atividade empresarial mais intensa e a mudanças que exigem presença de profissionais em diferentes localidades. Entre os fatores citados estão investimentos corporativos, digitalização e desenvolvimento de infraestrutura.

Projetos ligados à inteligência artificial, à indústria de semicondutores e à reorganização das cadeias de suprimentos podem gerar demanda por consultoria, implantação, relacionamento com fornecedores e acompanhamento de operações. Em paralelo, a posição do Brasil como exportador de energia e a melhora das condições econômicas na Argentina foram apontadas como elementos que favorecem a atividade regional.

Esses fatores ajudam a explicar por que empresas podem precisar planejar deslocamentos para reuniões comerciais, visitas técnicas, projetos e expansão de operações. Não significam, porém, que todas as organizações terão a mesma necessidade: o impacto varia conforme setor, estratégia, localização dos clientes e estrutura da equipe.

A perspectiva global divulgada pela GBTA também apresenta o gasto mundial de US$ 1,71 trilhão como previsão. Para cada empresa, a decisão central continua sendo identificar quais viagens apoiam objetivos concretos e como executá-las com critérios de custo, segurança e adequação.

Como preparar o orçamento sem transformar a projeção em meta automática

Use a projeção de mercado como contexto para planejar, não como percentual para aplicar diretamente ao orçamento da empresa. Uma estimativa robusta parte do histórico próprio, das viagens previstas e das prioridades comerciais e operacionais para o período.

Organize os gastos por categoria, como transporte aéreo, hospedagem, transporte terrestre, alimentação e taxas. Separe viagens recorrentes de projetos excepcionais e identifique destinos ou períodos em que a disponibilidade pode afetar as opções. Se houver incerteza, construa cenários de gasto em vez de assumir uma única previsão como certa.

• Cenário-base: viagens confirmadas e necessidades recorrentes das áreas.
• Cenário de expansão: projetos, eventos ou operações que podem exigir deslocamentos adicionais.
• Cenário de contenção: prioridades preservadas e viagens adiadas, reduzidas ou substituídas quando possível.

Defina quem aprova despesas fora do previsto e como as áreas devem justificar viagens não planejadas. Assim, compras e finanças conseguem distinguir uma mudança real de demanda de uma falha no processo de solicitação, sem tratar toda variação como desperdício.

Quais regras de viagem revisar antes de aumentar a demanda

Uma política de viagens útil orienta escolhas sem ignorar as necessidades de quem viaja. Revise limites de tarifas, prazos para compra, níveis de aprovação, critérios de hospedagem, reembolsos e procedimentos para alterações ou cancelamentos.

As regras devem ser fáceis de encontrar e aplicar. Se os colaboradores não souberem quais opções são permitidas ou como pedir uma exceção, podem reservar por conta própria, dificultando o controle de custos e a visibilidade das viagens em andamento.

• Determine quais viagens exigem aprovação prévia e quem pode autorizá-las.
• Estabeleça critérios de reserva compatíveis com a antecedência possível para cada tipo de deslocamento.
• Explique como escolher alternativas quando a tarifa ou o hotel preferencial não estiver disponível.
• Defina como registrar exceções, alterações de itinerário e despesas adicionais.
• Informe quais canais de suporte usar antes e durante a viagem.

Associe cada regra a uma finalidade clara, como segurança, adequação à agenda, previsibilidade ou controle financeiro. Isso torna mais simples avaliar se uma exceção foi necessária e se a política continua respondendo à operação real da empresa.

Como planejar e negociar tarifas com antecedência

Antecipar reservas pode ampliar as opções disponíveis e dar mais tempo para comparar tarifas, horários e condições. Para isso, as áreas precisam compartilhar calendários de reuniões, eventos, visitas a clientes e projetos com o responsável pelas viagens sempre que possível.

Compras pode consolidar padrões de demanda e negociar condições com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras. A análise deve considerar não apenas o preço anunciado, mas também regras de alteração, cancelamento, localização, horários e adequação ao itinerário do viajante.

Compare as condições negociadas com o que os colaboradores realmente utilizam. Uma tarifa especial tem valor limitado se exigir um horário incompatível com a agenda ou se a hospedagem escolhida aumentar o tempo e o custo de deslocamento. Acompanhe também a frequência de reservas fora dos canais e motivos para essas escolhas.

Quando a demanda não puder ser prevista com muita antecedência, crie um fluxo rápido de aprovação. Um processo claro ajuda a evitar decisões improvisadas sem obrigar a empresa a reservar viagens ainda incertas.

Como escolher hotéis conforme a necessidade do viajante

O hotel adequado é aquele que atende ao propósito do deslocamento dentro dos critérios da empresa, e não necessariamente o que apresenta a menor diária. A decisão deve levar em conta o local das reuniões, a duração da estadia, os horários, a segurança e o conforto necessário.

Considere o custo total da hospedagem. Uma opção mais distante pode exigir mais deslocamentos e reduzir o tempo útil do profissional; uma localização conveniente pode ser mais apropriada quando a agenda é concentrada ou há compromissos em horários restritos.

• Para visitas a clientes, avalie a proximidade dos locais de reunião.
• Para viagens de projeto, considere duração, acesso e necessidades de trabalho.
• Para eventos, compare localização, datas e condições de cancelamento.
• Para deslocamentos curtos, verifique se a hospedagem é necessária diante dos horários e da agenda.

Registre critérios e exceções para facilitar comparações futuras. Com informações organizadas, o gestor pode identificar padrões de preferência, problemas recorrentes de disponibilidade e oportunidades para ajustar acordos sem impor uma solução inadequada ao viajante.

Como controlar pagamentos, prestação de contas e integração financeira

O aumento potencial das despesas torna mais importante registrar os gastos de forma consistente. Cartões corporativos, conciliação automatizada e informações centralizadas podem reduzir etapas manuais e facilitar a identificação de valores, categorias e responsáveis, desde que estejam alinhados aos processos financeiros da empresa.

Antes de automatizar, defina como compras, finanças e gestores recebem e validam as informações. Estabeleça quais comprovantes são necessários, como tratar despesas sem documentação imediata e quem acompanha divergências. A clareza evita que a digitalização apenas transfira um processo confuso para outra ferramenta.

Cartões corporativos podem concentrar pagamentos e dar mais visibilidade às transações. A conciliação automatizada pode associar lançamentos a comprovantes e categorias, enquanto informações centralizadas ajudam a comparar o realizado com o orçamento. Os controles devem respeitar os procedimentos internos e as responsabilidades de cada área.

O objetivo é encurtar o caminho entre a viagem, o registro da despesa e a análise financeira. Uma rotina de acompanhamento também permite sinalizar lançamentos pendentes enquanto a informação ainda pode ser confirmada pelo viajante.

Quais indicadores ajudam a acompanhar o orçamento de viagens

Indicadores úteis conectam gasto, processo e necessidade de negócio. Acompanhe os dados em intervalos regulares e por dimensões que ajudem a decidir, como área, destino, categoria de despesa e antecedência da reserva.

• Orçado versus realizado: revela diferenças entre previsão e despesa registrada.
• Gasto por categoria e destino: mostra onde se concentram os custos.
• Antecedência da reserva: ajuda a avaliar o cumprimento das regras de planejamento.
• Reservas fora da política: identifica exceções e causas que podem exigir ajuste de processo.
• Despesas pendentes de conciliação: aponta registros que precisam de comprovante ou validação.

Não avalie um indicador isoladamente. Uma diária média menor, por exemplo, não comprova melhor gestão se vier acompanhada de hospedagem distante, mais deslocamentos ou dificuldades para cumprir a agenda. Relatórios devem ajudar a explicar o contexto e orientar uma ação, não apenas classificar áreas.

Como a La Vou Eu Business Travel pode apoiar a gestão

A La Vou Eu Business Travel atua com consultoria personalizada e acompanhamento de viagens corporativas, apoiando empresas no planejamento e na organização das reservas. Seu trabalho pode contribuir para transformar diretrizes internas em processos mais claros para gestores e viajantes.

A agência oferece aplicativo para solicitações de viagem, inteligência de negócios e relatórios detalhados, além de acordos especiais com fornecedores. Esses recursos podem apoiar a visibilidade sobre pedidos e informações de viagem. A escolha de tarifas e serviços deve considerar o perfil do deslocamento, as políticas da empresa e as necessidades do colaborador.

O suporte antes, durante e após a viagem complementa o planejamento: ajuda a preparar o deslocamento, acompanha o viajante durante o percurso e permite tratar questões após o retorno. A consultoria também pode apoiar a revisão de processos e a análise das informações disponíveis, sem substituir os controles financeiros internos da organização.

Cartões corporativos, conciliação e integração financeira dependem das soluções e dos processos adotados pela própria empresa. Por isso, devem ser avaliados separadamente dos serviços de agência, sem presumir que a gestão de reservas substitua sistemas ou responsabilidades da área financeira.

Transforme a previsão de crescimento em decisões melhores

As projeções para 2026 reforçam a importância de preparar a gestão, mas não definem automaticamente o orçamento nem o custo de cada deslocamento. Empresas que conectam políticas claras, planejamento antecipado, negociação e acompanhamento de despesas podem responder às demandas com mais informação e controle.

O primeiro passo é revisar como sua empresa solicita, aprova, reserva e presta contas das viagens. A La Vou Eu Business Travel pode ajudar a avaliar esse fluxo e identificar oportunidades de organização com consultoria, aplicativo de solicitações, relatórios e suporte ao viajante. Converse com a equipe para analisar a gestão de viagens corporativas da sua empresa.

Perguntas frequentes

O que é gestão de viagens corporativas?

Gestão de viagens corporativas é o conjunto de políticas, processos e decisões usados para organizar deslocamentos profissionais e acompanhar seus custos. Inclui definir quem pode viajar, como solicitar reservas, quais padrões aplicar a passagens e hospedagem e como registrar despesas. O objetivo é atender às necessidades do negócio com controle, previsibilidade e suporte ao viajante.

Quais tendências devem orientar as viagens corporativas em 2026?

As projeções para 2026 apontam para maior movimentação de gastos, o que torna prioritários o planejamento antecipado, a revisão das políticas, a negociação com fornecedores e o acompanhamento por indicadores. Digitalização, infraestrutura e investimentos empresariais também aparecem entre os fatores associados à demanda por deslocamentos profissionais.

Como preparar o orçamento de viagens da empresa para 2026?

Comece reunindo gastos anteriores, viagens previstas e prioridades de cada área. Depois, construa cenários de orçamento, defina regras de aprovação e acompanhe desvios por categoria, destino e unidade de negócio. Como as projeções de mercado não determinam o custo de cada empresa, ajuste o plano à realidade e aos objetivos da organização.

O crescimento projetado dos gastos significa que as viagens ficarão 13,8% mais caras?

Não. A projeção de crescimento dos gastos do mercado é um indicador agregado, não uma previsão de que cada passagem, diária ou programa ficará 13,8% mais caro. O total pode refletir diferentes fatores, como atividade empresarial, quantidade e perfil das viagens e custos. Avalie preços e volume separadamente no orçamento da empresa.

Como escolher hotéis para viagens corporativas?

Escolha a hospedagem considerando localização, duração, horários, segurança, conforto necessário e regras da empresa. Uma diária mais baixa pode não ser a melhor opção se elevar o custo do transporte ou prejudicar a agenda do viajante. Compare o custo total e a adequação ao propósito da viagem, não apenas o preço anunciado.